Sigorta Acenteleri İçin Tahsilat Takip Programı
Poliçe kesildiğinde iş bitmiyor. Asıl mesele hangi müşterinin ne kadar borcu kaldığını, hangi taksidin bu hafta geldiğini ve hangisinin geciktiğini ayrı ayrı hatırlamaya çalışmadan görebilmek.
Kredi kartı istenmez · Tarayıcıdan çalışırPoliçeden kasaya giden yol
Tahsilat takibi ayrı bir defter tutmakla değil, poliçenin doğurduğu borcun izini sürmekle başlar. Sistemde bu izleme zinciri hazır kuruludur.
Poliçe kaydedildiği anda müşteri cari hesabına prim tutarı borç olarak, sigorta şirketinin cari hesabına ise prim eksi komisyon kadar alacak olarak yazılır. Yani tahsilat takibi için ayrıca veri girmeniz gerekmez; borç zaten poliçeyle birlikte doğar.
Peşin mi, taksitli mi?
Ödeme planı iki şekilde kurulur. Peşin planda tek bir vade oluşur ve tarihi poliçenin başlangıç tarihidir. Taksitli planda toplam tutar taksit sayısına bölünür ve her taksit bir ay arayla vadelendirilir.
Peşin ödeme
Tek vade, poliçe başlangıç tarihinde. Tahsilat girildiğinde plan kapanır.
- Tek satırlık plan
- Ödeme kaydıyla doğrudan kapanır
Taksitli ödeme
Taksit sayısını belirlersiniz, vadeler aylık olarak sıralanır ve her taksit ayrı takip edilir.
- Taksit numarası ve vadesi
- Taksit tutarı
- Ödenen ve kalan tutarın plan üzerinden görülmesi
Vade durumu kendiliğinden güncellenir
Bir taksidin geciktiğini fark etmek için listeye bakmak zorunda kalmamalısınız. Vadesi geçen ve hâlâ ödenmemiş taksitler günlük çalışan bir kontrolle gecikmiş olarak işaretlenir.
Bekliyor
Vadesi henüz gelmemiş taksitler. Yaklaşan tahsilatları bu durumdan planlarsınız.
Ödendi
Ödeme kaydı girilmiş taksitler. Ödeme tarihi ve yöntemi taksitle birlikte tutulur.
Gecikmiş
Vadesi geçtiği hâlde ödenmemiş taksitler. Gecikmiş taksit sayısı ve tutarı ayrıca listelenir.
Taksit listesini bugün vadesi dolanlar, yaklaşan vadeler ve gecikmişler şeklinde süzebilirsiniz. Böylece “bugün kimi aramalıyım” sorusunun cevabı listenin kendisi olur.
Ödeme kaydı ve tahsilat yöntemleri
Tahsilat geldiğinde ilgili taksidi seçer, tutarı, tarihi ve ödeme yöntemini girersiniz. Taksit ödendi olarak işaretlenir, plandaki ödenen ve kalan tutar güncellenir.
Ödemeye referans numarası ve not ekleyebilirsiniz. Yanlış girilen bir ödeme iptal edilebilir; iptal edildiğinde ilgili taksit tekrar bekliyor durumuna döner ve planın ödeme durumu yeniden hesaplanır. Kim tarafından ve ne zaman iptal edildiği kayıtta kalır.
Tahsilat kaydı ve makbuz
Ayrı tahsilat ekranından müşteri seçip tutar, tarih, ödeme yöntemi, kasa/banka hesabı ve makbuz numarası girerek tahsilat kaydı oluşturabilirsiniz. Tahsilatı belirli bir poliçeye ya da müşterinin toplam borcuna bağlayabilirsiniz.
Kasa ve banka hesapları
Tahsilat hangi kasaya veya banka hesabına girdiyse orada görünür. Kasa-banka raporu ile hesap hareketlerini, yaşlandırma raporu ile vadesi geçmiş borçları takip edersiniz.
Gecikmiş ödemeler için hatırlatma kayıtları
Sistem her gün taksitleri tarayarak üç grup için hatırlatma kaydı oluşturur ve mesaj metnini müşteri adı, poliçe numarası, taksit numarası, tutar ve vade bilgisiyle hazırlar.
Aynı taksit için son bir hafta içinde hatırlatma oluşturulduysa yenisi üretilmez; müşteriye üst üste aynı bildirimin gitmesi böylece engellenir. Hatırlatmaları tek tek veya toplu olarak oluşturabilirsiniz. Mesajın içeriği ve oluşturulma zamanı kayıt altında tutulur; gönderim kanalı entegrasyonu ayrı bir konudur.
Ödeme ve taksit modülünün ekranlarını görmek için ödeme ve taksit modülünü inceleyin. Tahsilatın kaynağı olan poliçe kayıtları için poliçe takip programı, gelir tarafındaki komisyon hesabı için komisyon takip programı sayfalarına bakabilirsiniz.
Tahsilatın diğer yarısı: şirkete ödeme
Acentede nakit akışı tek yönlü değildir. Müşteriden tahsilat girerken, aynı poliçe için sigorta şirketine olan yükümlülüğünüz de işlemektedir. Bu iki tarafı ayrı defterlerde tutmak, ay sonunda gerçek durumun görülmesini zorlaştırır.
Poliçe kesildiğinde şirket cari hesabına prim eksi komisyon kadar alacak yazılır; yani şirkete ne kadar borçlu olduğunuz komisyon düşülmüş hâliyle oluşur. Şirkete yaptığınız ödemeleri şirket ödemeleri ekranından kaydeder, bakiyeyi aynı yerden izlersiniz.
Bu yapı mutabakat günlerini kolaylaştırır. Şirketle karşılıklı bakılırken hangi poliçelerin hangi tutarla işlendiğini ve hangi ödemelerin yapıldığını kayıt üzerinden gösterebilirsiniz. Aradaki farkı aramak, iki ayrı listeyi elle karşılaştırmaktan çok daha kısa sürer.
Gecikmiş tahsilatta pratik bir akış
Gecikmiş ödeme, çoğu acentede rahatsız edici olduğu için ertelenen bir konudur. Erteledikçe konuşması zorlaşır. Sistemin ürettiği liste, bu işi kişisel bir gerilim olmaktan çıkarıp rutine dönüştürür.
Gün içinde
Bugün vadesi dolanlar listesine bakılır. Henüz gecikmemiş olan bu grup, en kolay tahsil edilen gruptur; çünkü müşteri de vadeyi hatırlamaktadır.
Haftalık
Gecikmiş taksitler gözden geçirilir. Hatırlatma kaydı bulunmayanlar için kayıt oluşturulur; hafta içinde temas edilenler not edilir.
Aylık
Yaşlandırma raporuyla vadesi geçmiş borçların yaşı görülür. Uzun süredir açık kalan kayıtlar, kısa gecikmelerden farklı bir yaklaşım gerektirir.
Sürekli
Her tahsilat girildiğinde ilgili taksit ve cari bakiye güncellenir. Kaydı sonraya bırakmamak, listenin güvenilir kalmasının tek koşuludur.
Kasa disiplininin acenteye kazandırdığı
Tahsilat takibinin faydası yalnızca alacağı hatırlamak değildir. Kayıt düzenli tutulduğunda üç soru cevaplanabilir hâle gelir: bu ay ne kadar tahsilat bekleniyor, ne kadarı gerçekleşti ve bekleyen tutar hangi müşterilerde birikiyor.
Bu üç cevap, acentenin nakit planlamasını tahminden çıkarır. Şirkete yapılacak ödemenin zamanlamasını, komisyonun ne kadarının fiilen eline geçtiğini ve hangi müşterilerle ödeme koşullarını yeniden konuşmak gerektiğini kayıttan görürsünüz.
Bunun için gereken tek şey, tahsilatın geldiği gün kaydedilmesidir. Sistem geri kalanını hesaplar: taksit kapanır, plandaki ödenen ve kalan tutar güncellenir, cari bakiye düşer ve kasa-banka hesabı hareket görür. Tahsilat kaydı bir formalite değil, bu zincirin başlangıcıdır.
Tahsilatın gelir tarafındaki karşılığını komisyon takip programı, dönemsel tablosunu ise acente raporlama programı sayfasında bulabilirsiniz.
Taksit ve tahsilat süreçlerinizi düzenleyin
14 gün ücretsiz deneyin. Örnek bir poliçe ve taksit planı oluşturup ödeme kaydı girerek akışı uçtan uca görebilirsiniz.
Taksitli çalışmanın yönetilebilir hâle gelmesi
Taksitli satış acentenin işini büyütür; aynı zamanda takip yükünü de büyütür. Peşin bir poliçede tek bir tahsilat kaydı vardır; altı taksitli bir poliçede ise altı ayrı vade, altı ayrı temas ihtimali ve altı ayrı gecikme riski oluşur.
Bu yükün kişisel hafızayla taşınması mümkün değildir. Yirmi taksitli poliçe, yüz yirmi ayrı vade demektir. Planın sistemde tutulmasının asıl nedeni budur: hangi taksidin hangi gün geleceğini hatırlamak değil, listenin kendisinin bunu söylemesi.
Taksit planı oluşturulduğunda vadeler bir kez tanımlanır ve sonrasında liste kendiliğinden işler. Vadesi gelenler bekliyor, geçenler gecikmiş olarak ayrılır. Ödeme kaydı girildiğinde taksit kapanır ve plandaki ilerleme güncellenir.
Bu düzenin en görünür faydası, müşteriyle yapılan konuşmanın niteliğinde ortaya çıkar. Hangi taksidin, ne zaman, ne kadarının ödendiğini kayıttan görerek arama yapmak; “sanırım bir ödemeniz kalmıştı” demekten çok farklı bir görüşmedir.
Tahsilat takibi hakkında sık sorulanlar
Taksit planını elle mi oluşturuyorum?
Plan türünü ve taksit sayısını siz belirlersiniz; vadeler ve taksit tutarları bu bilgiye göre oluşturulur. Peşin planda tek vade, taksitli planda aylık aralıklı vadeler üretilir.
Gecikmiş taksitler nasıl belirleniyor?
Vadesi geçmiş ve hâlâ bekliyor durumundaki taksitler günlük çalışan bir kontrolle gecikmiş olarak işaretlenir. Gecikmiş taksit sayısı ve toplam tutarı ödeme ekranında ayrıca görünür.
Yanlış girilen ödemeyi düzeltebilir miyim?
Tamamlanmış bir ödemeyi iptal edebilirsiniz. İptal edildiğinde bağlı taksit tekrar bekliyor durumuna döner, plan yeniden hesaplanır ve iptali kimin yaptığı kayıtta kalır.
Müşterinin toplam borcunu nereden görüyorum?
Her müşterinin kendi cari hesabı bulunur ve bakiyesi işlem oldukça yeniden hesaplanır. Poliçenin primi borç tarafına yazılır, girilen her tahsilat bu bakiyeden düşer; güncel durum müşteri kartında görünür.
Sigorta şirketine yaptığımız ödemeleri takip edebilir miyim?
Evet. Poliçe kesildiğinde şirket cari hesabına prim eksi komisyon kadar alacak işlenir. Şirket ödemeleri ekranından yaptığınız ödemeleri kaydeder, bakiyeyi buradan izlersiniz.
Vadesi geçmiş borçları toplu görebilir miyim?
Yaşlandırma raporu vadesi geçmiş borçları listeler; kasa-banka raporu ise hesap bazlı hareketleri gösterir. İkisi birlikte nakit tarafının genel görüntüsünü verir.
Deneme sürecinde tahsilat tarafını test etmek
Tahsilat modülünü değerlendirmek için gerçek portföyünüzü taşımanız gerekmez. Uçtan uca akışı görmek için birkaç kayıt yeterlidir; önemli olan zinciri baştan sona bir kez izlemektir.
Bir müşteri kaydı açın ve ona bir poliçe girin. Poliçe kaydedildiğinde müşterinin cari hesabında prim tutarının borç olarak oluştuğunu görürsünüz. Ardından taksitli bir plan tanımlayıp vadelerin nasıl sıralandığına bakın; vadesi geçmiş bir tarih verdiğinizde kaydın nasıl ayrıldığını da gözlemleyebilirsiniz.
Sonrasında bir taksit için ödeme kaydı girin. Taksidin kapandığını, plandaki ilerlemenin güncellendiğini ve cari bakiyenin düştüğünü aynı anda görürsünüz. Ödemeyi iptal ederek taksidin tekrar bekleyen duruma döndüğünü de test edebilirsiniz.
Bu kısa deneme, tahsilat takibinin ayrı bir defter tutmak değil, poliçeden doğan borcun izini sürmek olduğunu somut biçimde gösterir. On beş dakikalık bir denemenin ardından sistemin kendi çalışma düzeninize uyup uymadığına karar verebilirsiniz.
Tahsilat düzeninizi konuşalım
Taksitli çalışma oranınız, kaç kasa/banka hesabı kullandığınız ve gecikmeleri şu anda nasıl takip ettiğiniz kurulumu belirler.