Sigorta Acenteleri İçin Raporlama ve Analiz Programı

Rapor çıkarmak neden zahmetli hâle geliyor?

Rapor aslında yeni bir bilgi üretmez; zaten var olan kayıtları toplar. Sorun, kayıtların farklı yerlerde tutulması ve her ay aynı toplamanın elle tekrarlanmasıdır.

Raporlar ne gösteriyor?

Her rapor kendi sorusuna cevap verir. Aşağıdaki başlıklar, acentelerin en sık ihtiyaç duyduğu görünümleri özetliyor.

Komisyon tarafını ayrıntılı okumak isterseniz komisyon takip programı, tahsilat tarafını görmek isterseniz tahsilat takip programı sayfasına bakabilirsiniz. Raporlama modülünün ekranları için raporlama modülünü inceleyin.

Hangi soruya hangi rapor bakar?

Rapor ekranları çoğaldığında asıl mesele hangi ekranın hangi soruyu cevapladığını bilmektir. Aşağıdaki eşleştirme, acentelerin en sık sorduğu soruları karşılıklarıyla veriyor.

Raporun kalitesi kaydın kalitesidir

Raporlama programlarına dair en yaygın beklenti, verinin bir şekilde kendiliğinden düzeleceğidir. Gerçekte olan bunun tersidir: rapor, kayıtta ne varsa onu gösterir. Bu yüzden raporlamanın asıl faydası, veri girişine anlam kazandırmasıdır.

Poliçe kaydında komisyon oranını doğru girmek, ay sonunda gelir tablosunun doğru çıkması demektir. Tahsilatı geldiği gün kaydetmek, bekleyen tutarın gerçek olması demektir. Yenileme sonucunu işaretlemek, kayıp analizinin anlamlı olması demektir. Bu üç alışkanlık olmadan hiçbir raporlama sistemi işe yaramaz; bu üç alışkanlıkla birlikte ise ayrıca bir tablo tutmaya gerek kalmaz.

Sistemin dışarıdan veri çekmemesi bu açıdan bir sınır değil, bir netlik kaynağıdır. Rapor, sizin ve ekibinizin girdiği kayıtlardan oluşur; sayıların nereden geldiği her zaman izlenebilir. Bir rakam beklenmedik göründüğünde altındaki kayıtlara inip nedenini bulabilirsiniz.

Raporlara veri sağlayan kayıtların nasıl tutulduğunu görmek için poliçe takip programı ve poliçe yenileme takip programı sayfalarına bakabilirsiniz.

Rapor okurken yapılan üç yorum hatası

Rapor doğru veriyi gösterse bile yanlış okunabilir. Acentelerde en sık karşılaşılan üç yorum hatası şunlardır.

Üretimi gelir sanmak. Dönem içinde üretilen prim, acentenin kazancı değildir. Kazanç komisyondur ve komisyonun bir kısmı henüz tahsil edilmemiş olabilir. Bu üç rakamı birbirine karıştırmak, olduğundan iyi bir tablo görmeye yol açar.

Tek ayı eğilim sanmak. Sigortada üretim mevsimseldir; belirli ürünler yılın belirli dönemlerinde yoğunlaşır. Bir ayın düşük ya da yüksek çıkması tek başına yön göstermez. Aynı raporu geçen yılın aynı dönemiyle karşılaştırmak daha güvenilir bir okuma verir.

Ortalamaya bakıp dağılımı atlamak. Ortalama komisyon tutarı tek başına yanıltıcı olabilir. Birkaç büyük poliçe ortalamayı yukarı çekerken, işlerin çoğunluğu çok daha küçük tutarlardan oluşuyor olabilir. Ürün ve şirket kırılımına bakmadan ortalamadan sonuç çıkarmak, portföyün gerçek yapısını gizler.

Eksik kaydı gerçek düşüş sanmak. Rapordaki bir azalma, işin azalmasından değil kaydın girilmemesinden kaynaklanıyor olabilir. Beklenmedik bir rakam gördüğünüzde önce altındaki kayıtlara bakmak, yanlış bir karar almanın önüne geçer.

Raporlama hakkında sık sorulanlar

Raporu kim görmeli?

Raporlar çoğu acentede yalnızca acente sahibinin baktığı ekranlar olarak kalır. Oysa bazı başlıklar ekibin tamamı için anlamlıdır ve paylaşıldığında günlük çalışmayı doğrudan etkiler.

Yenileme raporu ekibin ortak sorumluluğudur; hangi dönemde ne kadar yenilemenin sonuçlandığı, herkesin gördüğü bir tablo olduğunda takip de ortaklaşır. Tahsilat tarafı müşteriyle konuşan kişiyi ilgilendirir; bekleyen tutarı bilen bir çalışan görüşmeyi daha net yürütür.

Komisyon ve finansal raporlar ise genellikle yönetim düzeyinde kalır. Bunları paylaşmak ya da paylaşmamak acentenin kendi tercihidir; sistemde kullanıcılar acente sahibi, müdür ve çalışan rolleriyle tanımlanır ve bu ayrım rol yapısıyla yönetilir.

Önemli olan, raporun bir denetim aracı olarak değil ortak bir bakış olarak konumlanmasıdır. Sayıların ne anlama geldiği ekipçe konuşulduğunda, veri girişine gösterilen özen de artar.

Bu bakış aynı zamanda tartışmanın zeminini değiştirir. Kimin ne kadar çalıştığı üzerine kurulan bir konuşma yerine, hangi sürecin nerede tıkandığı üzerine kurulan bir konuşma mümkün olur. Yenileme oranı düşükse sorun genellikle çabada değil temas zamanındadır; tahsilat gecikiyorsa sorun çoğu zaman satışta değil takip düzenindedir. Rapor, bu ayrımı yapmayı kolaylaştırdığı ölçüde işe yarar.