Sigorta Acenteleri İçin Poliçe Takip Programı

Bütün poliçeler tek listede

Sigorta Yönetim Sistemi’nde poliçe listesi acentenin ana ekranıdır. Şirket, tür, müşteri ve bitiş tarihi tek tabloda görünür; filtreleyip aradığınız kayda saniyeler içinde ulaşırsınız.

Listedeki her satır tek bir poliçe kaydına açılır. Poliçe numarası, poliçe türü, sigorta şirketi, müşteri, başlangıç–bitiş tarihi, prim tutarı, komisyon oranı ve hesaplanan komisyon tutarı aynı ekranda durur. Araç poliçelerinde plaka, marka, model, model yılı ve şasi numarası; konut ve DASK poliçelerinde adres, metrekare ve kat bilgisi aynı kaydın içinde tutulur. Böylece “bu poliçenin plakası neydi” sorusu için ayrı bir dosya açmanız gerekmez.

Poliçenin durumu bitiş tarihine göre kendiliğinden belirlenir. Kayıtları elle “yaklaşan” diye işaretlemenize gerek kalmaz; sistem tarihi okur ve satırın rengini buna göre gösterir.

Bir poliçe kaydında neler duruyor?

Poliçe takip programının değeri, alan sayısında değil alanların birbirine bağlanmasında. Aşağıdaki başlıklar tek kayıt içinde birbirine bağlıdır.

Excel tablosu ile poliçe takip programı arasındaki fark

Excel poliçe listesi tutmak için yeterli görünür. Fark, liste büyüdüğünde ve birden fazla kişi aynı dosyaya dokunmaya başladığında ortaya çıkar.

Poliçe listesinde bir iş günü

Bir poliçe takip programının işe yarayıp yaramadığı, kurulum gününde değil sıradan bir salı sabahında belli olur. Aşağıdaki üç durum, acentelerde günün en sık tekrarlanan anlarıdır.

Müşteri arıyor, poliçesini soruyor. Adını yazarsınız, kaydı açılır, kaç poliçesi olduğu ve hangilerinin devam ettiği aynı ekranda görünür. Poliçe numarasını hatırlamıyorsa plakadan ya da poliçe türünden ilerlersiniz; kayıt bulununca vade tarihi, prim tutarı ve varsa yüklenmiş belge oradadır. Aynı bilgiye ulaşmak için Excel dosyası açmak, sekmeler arasında gezinmek ya da bir arkadaşınıza sormak gerekmez.

Yeni bir poliçe kesildi. Kayıt tek formda tamamlanır. Müşteri zaten sistemdeyse seçmeniz yeter; yeni kişiyse önce müşteri kaydı açılır ve poliçe doğru portföye bağlanır. Şirket ve tür seçildiğinde komisyon oranı forma gelir, prim yazıldığında komisyon ve net tutar hesaplanır. Böylece poliçe kaydı, muhasebe tarafını ayrıca yazmanızı gerektirmez.

Günün sonunda kontrol. Listeyi duruma göre süzersiniz. Kritik işaretli poliçeler bitişine bir hafta kalanlardır; yaklaşıyor işaretli olanlar için henüz vaktiniz vardır. Bu iki grubu ayırmak, ertesi günün arama listesini kendiliğinden oluşturur.

Bu program hangi acenteye uygun?

Poliçe takip programı, portföyü belirli bir büyüklüğü aşmış her acentede işe yarar. Bunun net bir eşiği yoktur; ama pratikte üç işaret vardır. Birincisi, bir poliçeyi bulmak için birden fazla yere bakmanız gerekiyorsa. İkincisi, aynı bilgiyi iki farklı yerde güncellemek zorunda kalıyorsanız. Üçüncüsü, sizden başka biri portföye dokunuyorsa.

Tek kişilik acentelerde program, hafızanın yerine geçtiği için değerlidir; iki üç kişilik ekiplerde ise asıl faydası ortak görünürlüktür. Aynı poliçeye bakan iki kişi aynı bilgiyi gördüğünde, müşteriye verilen cevaplar da tutarlı olur.

Sistem tarayıcı üzerinden çalışır; bilgisayara kurulum yapmanız gerekmez. Poliçe kayıtlarınız acentenize ait alanda tutulur ve başka acentelerin verisiyle karışmaz. Kullanıcılarınızı acente sahibi, müdür ve çalışan rolleriyle tanımlar, ekibi büyüdükçe eklersiniz.