Sigorta Acenteleri İçin Müşteri Takip Programı
Müşteri bilgisi telefon rehberinde, defterde ve birkaç Excel dosyasında dağınık duruyorsa portföyünüzün gerçek büyüklüğünü bilemezsiniz. Bu program müşteri kayıtlarını tek listede toplar; durum, şehir, sorumlu ve segment bilgisiyle düzenli tutmanızı sağlar.
Kredi kartı istenmez · Kurulum gerekmez · Tarayıcıdan çalışır
Müşteri bilgisi şu anda nerede duruyor?
Çoğu acentede müşteri kaydı diye tek bir yer yoktur. Telefonda numara, defterde adres, Excel’de poliçe listesi, WhatsApp’ta ruhsat fotoğrafı bulunur. Bu dağınıklık küçük portföylerde sorun çıkarmaz; müşteri sayısı arttıkça “bu kişi bizim müşterimiz miydi” sorusuna cevap vermek zorlaşır.
Müşteri kaydında ne var?
Müşteri kaydı yalnızca ad ve telefondan ibaret değildir. Poliçe kesmek, teklif hazırlamak ve tahsilat takip etmek için gereken bilgiler tek formda toplanır.
- Ad soyad, birinci ve ikinci telefon, e-posta
- TC kimlik numarası ve doğum tarihi
- Meslek ve çalıştığı yer
- Adres, şehir, ilçe ve posta kodu
- Müşteri durumu: aktif, potansiyel, pasif
- Sorumlu kullanıcı ataması
- Serbest not alanı
Portföyü ayıran iki alan: durum ve segment
Müşterileri sıralamak yetmez, ayırmak gerekir. Durum alanı müşterinin acentenizle ilişkisinin hangi aşamada olduğunu, segment etiketleri ise o kişiyi hangi grupta değerlendirdiğinizi gösterir.
Poliçesi süren müşteri
Devam eden işiniz olan kişiler. Yenileme ve çapraz satış çalışmalarının asıl hedefi bu gruptur.
Henüz poliçesi olmayan
Teklif verdiğiniz ama işe dönmemiş kişiler. Liste ekranında poliçesi olmayan müşteriler ayrıca sayılır.
İlişkisi duran müşteri
Uzun süredir işlem yapılmamış kayıtlar. Portföyü temiz tutmak için ayrı işaretlenir.
Segment etiketleri serbesttir; acentenizin çalışma biçimine göre tanımlarsınız. Örneğin:
Kimin portföyü, hangi şehirde?
Müşteri listesi durum ve şehir filtreleriyle daraltılır. Her satırda kişinin poliçe sayısı ve cari hesap durumu görünür; böylece listeyi tararken kimin gerçekten aktif olduğunu ayırt edersiniz. Sistemde kayıtlı şehirler filtreye kendiliğinden düşer, elle liste tanımlamanız gerekmez.
Sorumlu kullanıcı ataması, iki kişiden fazla çalışan acentelerde en çok işe yarayan alandır. Müşteriyi kimin takip ettiği kayıtta yazdığında, aynı kişiye iki farklı çalışanın ayrı ayrı dönmesi ya da kimsenin dönmemesi ihtimali azalır.
Müşteri kaydı oluşturduğunuzda cari hesabı da açılır. Poliçe kesildiğinde prim tutarı bu carinin borç tarafına işlenir, tahsilat girildiğinde bakiye güncellenir. Tahsilat tarafını ayrıntılı görmek isterseniz tahsilat takip programı sayfasına bakabilirsiniz. Müşteriyle kurulan ilişkinin geçmişini, notları ve görüşmeleri merkeze alan yapı için ise sigorta CRM sayfası daha uygun olur.
Evraklar da müşteriyle birlikte dursun
Kimlik fotokopisi, ruhsat görüntüsü veya imzalı form müşteri kartına yüklenir. Yüklenen belgenin kim tarafından eklendiği kayıt altında tutulur, gerektiğinde silinebilir. Böylece evrak aramak için eski mesajlaşmalara geri dönmeniz gerekmez.
Müşteri kayıtları silindiğinde veriler doğrudan yok edilmez; kayıt yumuşak silme ile işaretlenir. Yanlışlıkla silme, geri dönülemez bir kayıp anlamına gelmez. Ayrıca her acentenin verisi kendi hesabı içinde ayrılır; farklı acentelerin müşteri listeleri birbirine karışmaz.
Müşteri modülünün ekranlarını ayrıntılı görmek isterseniz müşteri yönetimi modülünü inceleyin.
Portföyünüz ne kadar düzenli?
Aşağıdakilerden birkaçı size tanıdık geliyorsa müşteri kayıtlarını toparlamanın zamanı gelmiş olabilir.
Aynı müşteri Excel’de iki farklı satırda, iki farklı yazımla duruyor.
Bir müşterinin kaç poliçesi olduğunu ancak dosyalara bakarak söyleyebiliyorsunuz.
Potansiyel müşteriler hiçbir yerde listelenmiyor, sadece hatırlandıkça aranıyor.
Çalışan ayrıldığında onun takip ettiği müşterilerin kim olduğu belirsiz kalıyor.
Müşteri evrakları e-postada, telefonda ve masaüstünde ayrı ayrı duruyor.
Şehir veya müşteri grubuna göre liste çıkarmak elle ayıklama gerektiriyor.
Dağınık kayıtları taşırken izlenecek yol
Portföyü toparlamanın en zor kısmı program değil, karardır: nereden başlanacak? Bütün geçmişi bir hafta sonunda aktarmaya çalışmak, çoğu acentede işin yarıda kalmasına yol açar. Daha uygulanabilir bir sıra şudur.
Önce hâlen poliçesi olanlar. Bu kişilerle zaten düzenli temas hâlindesiniz; bu yüzden düzenin karşılığı ilk olarak burada hissedilir. Adı, telefonu, şehri ve durumu girilen bir müşteri kaydı, poliçeleri bağlamak için yeterlidir. Meslek, adres ve kimlik bilgisi gibi alanları sonradan da tamamlayabilirsiniz.
Sonra potansiyeller. Teklif verdiğiniz ama işe dönüşmemiş kişileri potansiyel durumuyla girin. Bu liste elinizde olmadığında bu kişiler zaten hiçbir yerde görünmez; olduğunda ise sonraki dönemde dönülecek somut bir portföye dönüşür.
En son eski kayıtlar. Yıllar önce işlem yapılmış, ilişkisi durmuş kişileri pasif durumuyla girmek isteyebilirsiniz. Bu adımı acele etmeyin; portföyün temizliği, eski kayıtları taşımaktan daha önemlidir.
Taşıma sırasında en sık karşılaşılan sorun mükerrer kayıttır. Aynı kişinin farklı yazımlarla iki kez girilmesi listeyi bozar. Yeni kayıt açmadan önce ada veya telefona göre arama yapmak, bu sorunu büyük ölçüde önler.
Müşteri kaydı açıldıktan sonra ne oluyor?
Müşteri kaydı tek başına bir isim listesi değildir; acentedeki diğer kayıtların dayandığı temeldir. Kayıt açıldıktan sonra sistemde şu bağlantılar kurulabilir hâle gelir.
- Poliçe kaydı bu müşteriye bağlanır; kişinin poliçe sayısı ve toplam primi kartında güncellenir
- Teklifler müşteriye bağlanır ve geçmiş teklifler profilinde listelenir
- Cari hesap açılır; poliçe kesildiğinde prim borç olarak işlenir
- Görevler müşteriyle ilişkilendirilebilir; işi yapan kişi bağlamı arar durumda kalmaz
- Yenileme kayıtları müşteriyle birlikte listelenir
- Kampanya hedeflemesinde bu müşteri şehir, poliçe türü veya özel liste filtrelerine girer
Bu yüzden müşteri kaydının kalitesi, sistemin geri kalanının kalitesini belirler. Telefonu eksik girilmiş bir müşteri kampanya listesine giremez; şehri yazılmamış bir müşteri bölgesel çalışmada görünmez. Alanları eksiksiz doldurmak, ilerideki işleri kolaylaştıran bir yatırımdır.
Kaç müşteriden sonra programa ihtiyaç duyulur?
Bunun kesin bir sayısı yok; ama pratikte iki eşik vardır. Birincisi, müşteri sayısı aklınızda tutamayacağınız kadar arttığında. İkincisi, portföye sizden başka birinin dokunmaya başladığında. İkinci eşik genellikle birincisinden önce gelir: iki kişilik bir acentede bile ortak bir kayıt olmadığında bilgi bölünür.
Küçük portföylerde programın faydası düzenden çok süreklilikte görünür. Bugün yüz müşteriyle çalışıyor olsanız bile, üç yıl sonra bu kayıtların hangi ürünlerde büyüdüğünü ve nerede durduğunu görmek ancak kayıt tutulduysa mümkündür. Kayıt tutulmayan yıllar geri getirilemez.
Deneme sürecinde tüm portföyü aktarmak gerekmez. On beş yirmi müşteri girip birkaç poliçe bağladığınızda listenin, filtrelerin ve müşteri kartının nasıl çalıştığını görürsünüz. Karar vermek için genellikle bu kadarı yeterli olur.
Müşteri listenizi toparlamaya bugün başlayın
Hesabınızı açtıktan sonra ilk müşteri kaydını birkaç alan doldurarak oluşturabilirsiniz. Denemek için tüm portföyü aktarmanız gerekmez; on beş yirmi kayıt, listenin ve filtrelerin nasıl çalıştığını görmeye yeter.
- 14 gün ücretsiz kullanım
- Kredi kartı bilgisi istenmez
- Sınırsız müşteri kaydı deneyin
- Kayıt sonrası panele doğrudan giriş
Ücretsiz Deneme Hesabı
Portföy temizliği: pasif kayıtlarla ne yapmalı?
Portföy büyüdükçe listedeki her ismin aynı değerde olmadığı ortaya çıkar. Yıllardır işlem yapılmamış kayıtlar, aktif müşterilerle aynı listede durduğunda gerçek portföy büyüklüğünü gizler. Bu yüzden durum alanı yalnızca bir etiket değil, listenin okunabilirliğini sağlayan asıl ayrımdır.
Pasife almak, kaydı silmek anlamına gelmez. Müşteri sistemde kalır; poliçe geçmişi, notları ve belgeleri durur. Yalnızca aktif çalışma listesinden çıkar. Bir gün geri döndüğünde geçmişiyle birlikte hazırdır.
Potansiyel kayıtlar için de benzer bir düzen gerekir. Teklif verilmiş ama sonuçlanmamış kişileri potansiyel durumunda tutmak, bu grubun kaybolmasını önler. Liste ekranında hiç poliçesi olmayan müşterilerin ayrıca sayılması, bu grubu her açtığınızda görmenizi sağlar.
Yılda bir kez portföyü gözden geçirmek, çoğu acente için yeterlidir. Aktif olmayanları pasife almak, mükerrer kayıtları birleştirmek ve eksik iletişim bilgilerini tamamlamak listeyi yeniden güvenilir hâle getirir.
Müşteri takibi hakkında sık sorulanlar
Excel’deki müşteri listemi doğrudan yükleyebilir miyim?
Müşteri kayıtları müşteri ekleme ekranından girilir. Deneme sürecinde tüm listeyi taşımak yerine düzenli çalıştığınız müşterilerden bir bölümünü girip filtreleri, sorumlu atamasını ve poliçe bağlantısını denemeniz daha hızlı sonuç verir.
Potansiyel müşterileri de kaydedebilir miyim?
Evet. Müşteri durumu alanında potansiyel seçeneği vardır. Ayrıca liste ekranında hiç poliçesi olmayan müşteriler ayrıca sayılır, böylece takip edilmesi gereken grubu görürsünüz.
Bir müşteriye birden fazla etiket verebilir miyim?
Segment alanı çoklu çalışır. Aynı kişiye hem VIP hem araç sahibi gibi birden fazla etiket ekleyebilir, sonradan tek tek kaldırabilirsiniz.
Müşterinin poliçeleri aynı ekranda görünüyor mu?
Müşteri kartını açtığınızda o kişiye bağlı poliçeler, teklifler, notlar, görüşmeler, belgeler ve cari hareketler birlikte gelir. Poliçe sayısı ve toplam prim müşteri kaydında güncel tutulur.
Çalışanlarım aynı listeyi görebilir mi?
Kullanıcı tanımları ayarlar bölümünden yapılır ve her kullanıcı acente sahibi, müdür ya da çalışan olarak eklenir. Ekipteki herkes aynı portföyü görür; farklı acentelerin listeleri ise birbirinden bağımsız tutulur.
Portföyün acentede kalması
Müşteri kayıtlarının düzenli tutulmasının en az bilinen faydası, portföyün acenteye ait kalmasıdır. Bilgi yalnızca kişilerin hafızasında ya da özel telefon rehberlerinde durduğunda, o kişi ayrıldığında portföyün bir kısmı da onunla birlikte gider.
Kayıt sistemde olduğunda ise devir mümkün hâle gelir. Müşteri kartının sorumlusunu değiştirmek, o kişiyle ilgili geçmişi de yeni çalışana aktarmak anlamına gelir. Yeni gelen kişi kimin ne konuştuğunu okuyabildiği için müşteriyle ilişki sıfırdan kurulmaz.
Bu, sonradan telafi edilebilecek bir konu değildir. Geriye dönük olarak kimin hangi müşteriyle ne konuştuğunu yeniden oluşturmak mümkün değildir; bu yüzden kayıt tutmaya başlamanın en iyi zamanı, portföyün henüz büyümediği dönemdir. Bugün girilen yüz kayıt, üç yıl sonra elinizde olacak tek gerçek geçmiştir.
Sorunuz mu var?
Portföy büyüklüğünüzü ve kaç kullanıcı çalışacağını yazın, size uygun kurulumu birlikte konuşalım.
- +90 539 314 19 74
- info@sigortayonetimsistemi.com
- 08:00 – 23:00