Sigorta Acenteleri İçin İş ve Görev Takip Programı
Acentede iş, çoğu zaman “şunu da ara”, “onun evrağını iste” cümleleriyle dolaşır. Bunları görev olarak kaydettiğinizde kimin neyi ne zamana kadar yapacağı belirsiz kalmaz; pano hangi işin beklediğini, hangisinin sürdüğünü ve hangisinin bittiğini gösterir.
Kredi kartı istenmez · Kurulum gerekmezÖrnek pano görünümü — görevler ve kısaltmalar temsilidir.
Acentede işler nerede kayboluyor?
Poliçe ve müşteri kaydı düzenli tutulan acentelerde bile işlerin kendisi genellikle kayıt dışı kalır. Yapılacaklar sözlü aktarılır, en iyi ihtimalle bir kâğıda yazılır.
Sözlü aktarım
“Şu müşteriyi öğleden sonra ara” denilir, gün biter. İşin yapılıp yapılmadığını soran da olmaz.
Kim yapacak belli değil
Herkesin yapabileceği iş, çoğu zaman kimsenin yapmadığı iştir. Atama olmadan sorumluluk dağılmaz.
Vade yok, öncelik yok
Ne zamana kadar yapılacağı ve aciliyeti belirtilmediğinde işler geldiği sıraya göre değil, hatırlandığı sıraya göre yapılır.
Görev kaydında neler var?
Görev basit bir yapılacaklar satırından fazlasıdır: acentedeki hangi müşteriyle veya poliçeyle ilgili olduğunu da taşır. Böylece işi yapan kişi bağlamı aramak zorunda kalmaz.
Kategori alanı acentedeki iş türlerine göre hazırdır:
Öncelik dört kademelidir:
Pano üzerinde durum değiştirme
Görevler hem liste hem pano görünümünde izlenir. Panoda her durum bir sütundur; görev kartını taşıdığınızda durumu güncellenir. Böylece gün içinde “bu iş ne oldu” diye sormak yerine panoya bakarsınız.
Bekliyor
Oluşturulmuş ancak henüz başlanmamış görevler.
Devam Ediyor
Üzerinde çalışılan işler. Kimin çalıştığı kartta görünür.
Tamamlandı
Bitmiş görevler. Tamamlanma zamanı kayıtta tutulur.
İptal
Gereksiz kalan ya da vazgeçilen görevler. Silinmez, iptal olarak kalır.
Bugün ne var, ne gecikti?
Görev listesi zamana göre süzülebilir. Son tarihi geçmiş ve hâlâ tamamlanmamış görevler gecikmiş olarak ayrılır; tamamlanan ve iptal edilen görevler bu listeye dâhil edilmez.
Her göreve yorum eklenebilir; yapılan değişiklikler ve durum geçişleri hareket kaydı olarak tutulur. Bir iş devredildiğinde geçmişi de birlikte devredilmiş olur.
Ekip ve roller
Ayarlar bölümünden kullanıcı tanımlarsınız. Roller acente sahibi, müdür ve çalışan şeklindedir; kullanıcılar aynı acente verisi üzerinde çalışır ve her acentenin verisi kendi içinde ayrılır. Görev atarken bu kullanıcı listesinden seçim yaparsınız.
Görevler acentedeki diğer kayıtlarla bağlantılıdır. Yenileme görüşmesinden çıkan bir iş, teklif hazırlığı ya da tahsilat takibi görev olarak açılabilir ve ilgili müşteriye bağlanabilir. İlgili konular için poliçe yenileme takip programı ve acente raporlama programı sayfalarına bakabilirsiniz. Görev modülünün ekranlarını görmek için görev yönetimi modülünü inceleyin.
Acentede görev olarak yazılan işler
Görev listesi, soyut bir yapılacaklar defteri değildir; acentenin gerçek işlerinden oluşur. Aşağıdaki dört akış, çoğu acentede tekrar eden ve görev olarak kaydedilmediğinde kaybolan işlerdir.
Bu işlerin ortak özelliği, tek başına küçük ama zamanında yapılmadığında sonucu değiştiren işler olmasıdır. Bir yenileme aramasının iki gün gecikmesi çoğu zaman fark yaratmaz; ama düzenli olarak gecikiyorsa portföyde görünür bir eriş oluşturur.
Görev mi, hatırlatma mı?
Sistemde iki farklı kayıt türü vardır ve karıştırıldığında ikisi de işe yaramaz hâle gelir. Ayrım basittir: hatırlatma sistemin ürettiği, görev sizin kurduğunuz kayıttır.
Hatırlatmalar poliçe vadesinden ve taksit tarihlerinden doğar. Yenileme hatırlatmaları vadeye kalan güne göre, ödeme hatırlatmaları taksit durumuna göre oluşturulur. Bunlar takvimden gelen uyarılardır; kime ait olduğunu sistem belirler.
Görevler ise karar gerektiren işlerdir. Bir müşteriyle ne konuşulacağı, hangi belgenin isteneceği, teklifin kim tarafından hazırlanacağı sistemin bilebileceği şeyler değildir. Bunlar görev olarak açılır, bir kişiye atanır ve bir tarihe bağlanır.
İkisi birlikte çalıştığında düzen kurulur: hatırlatma neyin yaklaştığını söyler, görev kimin ne yapacağını belirler. Yalnızca hatırlatmayla çalışan bir acentede herkes uyarıyı görür ama kimse sahiplenmez; yalnızca görevle çalışan bir acentede ise vadeler gözden kaçar.
Görev düzenini kurarken
Görev takibinin en sık karşılaşılan hatası, her şeyi göreve dökmektir. Yüz maddelik bir liste, hiç liste olmamasıyla aynı sonucu verir: kimse bakmaz. Daha işleyen bir başlangıç için birkaç basit kural yeterlidir.
Sadece takip gerektiren işleri yazın. Beş dakikada bitecek bir iş göreve dönüştürülmemelidir; yapılıp geçilir. Görev, birden fazla adım veya bekleme içeren işler içindir.
Her görevin bir sahibi olsun. Atanmamış görev, herkesin gördüğü ama kimsenin yapmadığı işe dönüşür. Atama alanı boş bırakılmamalıdır.
Son tarih verin. Tarihi olmayan görev listenin dibine iner ve orada kalır. Gerçekçi bir tarih, gecikmiş listesinin anlamlı olmasını da sağlar.
Kapanışı ihmal etmeyin. Biten işi tamamlandı, vazgeçileni iptal olarak işaretlemek panonun güvenilir kalmasının tek yoludur. Kapatılmayan görevler biriktiğinde ekip panoya bakmayı bırakır.
Görevlerin bağlandığı müşteri kayıtları için müşteri takip programı sayfasına bakabilirsiniz.
Ekibinizin işlerini panoda toplayın
14 gün ücretsiz deneyin. Birkaç görev oluşturup ekip üyelerinize atadığınızda panonun günlük çalışma düzeninize nasıl oturduğunu görürsünüz.
Görev takibi ekipte nasıl yerleşir?
Görev sistemleri genellikle ilk hafta coşkuyla kullanılır, üçüncü hafta terk edilir. Terk edilme nedeni çoğu zaman programın kendisi değil, kullanımın baştan fazla iddialı kurulmasıdır.
Küçük başlamak. Her işi yazmak yerine yalnızca takip gerektiren, birden fazla adımı olan işlerle başlayın. Günde üç beş görev, günde otuz görevden çok daha uzun ömürlü bir alışkanlık kurar.
Panoyu ortak bakılan yer yapmak. Gün başında birkaç dakikalık ortak bir bakış, görev sistemini canlı tutan en pratik yöntemdir. Panoya kimse bakmıyorsa, oraya yazılan iş de yapılmaz.
Kapanışı kural hâline getirmek. Biten işin tamamlandı olarak işaretlenmesi küçük bir hareket gibi görünür ama sistemin güvenilirliği buna bağlıdır. Kapanmayan görevler biriktiğinde pano gerçeği yansıtmaz ve ekip bakmayı bırakır.
Yöneticinin de kullanması. Görev atayan ama kendisi görev almayan bir düzen, ekipte denetim aracı gibi algılanır. Sistemin herkes için işlediği görüldüğünde direnç de azalır.
İş takibi hakkında sık sorulanlar
Görevi bir müşteriye veya poliçeye bağlayabilir miyim?
Evet. Görev kaydında ilgili müşteri ve ilgili poliçe alanları vardır. Görevi açan kişi bağlamı yazmak zorunda kalmaz, işi yapan kişi doğrudan ilgili kayda ulaşır.
Panoda görev taşıyınca durum değişiyor mu?
Pano görünümünde kartı bir sütundan diğerine taşıdığınızda görevin durumu güncellenir. Aynı işlemi görev detayından da yapabilirsiniz.
Gecikmiş görevleri nasıl görüyorum?
Son tarihi geçmiş ve tamamlanmamış ya da iptal edilmemiş görevler gecikmiş olarak listelenir. Bugün ve bu hafta bitmesi gereken işler için ayrı süzgeçler bulunur.
Görev üzerinde yazışabilir miyiz?
Her göreve yorum eklenebilir. Ayrıca görev üzerindeki değişiklikler ve durum geçişleri hareket kaydı olarak saklanır.
Kaç kullanıcı tanımlayabilirim?
Kullanıcılar ayarlar bölümünden acente sahibi, müdür ve çalışan rolleriyle eklenir. Kullanıcı sayısı ve kapsam kullandığınız pakete göre değişir; ayrıntı için paket sayfasına bakabilirsiniz.
Tamamlanan görevler siliniyor mu?
Hayır. Tamamlanan görevler tamamlandı durumunda kalır ve tamamlanma zamanı kaydedilir. Vazgeçilen işler ise iptal durumuna alınır.
Görev kayıtları portföye ne söyler?
Görev takibi ilk bakışta yalnızca günlük düzenle ilgili görünür. Kayıtlar biriktiğinde ise portföy hakkında da bilgi vermeye başlar: hangi müşterilerle sık temas kuruluyor, hangi işler düzenli olarak gecikiyor, hangi kategorideki işler ekibin zamanını en çok alıyor.
Görevlerin müşteriye ve poliçeye bağlanabilmesi bu okumayı mümkün kılar. Bir müşteri kartını açtığınızda o kişiyle ilgili açık işleri görürsünüz; bir yenileme görüşmesinden çıkan iş, aynı müşterinin poliçesiyle birlikte durur.
Öncelik alanı da zamanla bir gösterge hâline gelir. Her görevin acil olarak açıldığı bir listede öncelik anlamını yitirir; hiçbirinin öncelik almadığı bir listede ise sıralama rastgele kalır. Öncelik dağılımının dengeli olması, ekibin işleri gerçekten değerlendirdiğinin işaretidir.
Son tarihlerin gerçekçi verilmesi de benzer şekilde önemlidir. Sürekli ertelenen tarihler gecikmiş listesini şişirir ve bir süre sonra kimse bu listeye bakmaz. Az sayıda ama tutulan tarih, çok sayıda ama aşılan tarihten daha işlevlidir.
Kategorilerin ayrılması da benzer bir katkı sağlar. Evrak takibinin sürekli gecikmesi, çoğu zaman kişisel bir ihmalden değil sürecin kendisinden kaynaklanır. Bunu görmek, çözümü kişiye değil akışa yöneltmeyi sağlar.
Görev kayıtlarının dönemsel karşılığını görmek isterseniz acente raporlama programı sayfasında rapor başlıklarını inceleyebilirsiniz.
Ekip düzeninizi konuşalım
Kaç kişi çalışıyorsunuz, işleri şu anda nasıl dağıtıyorsunuz? Kısaca yazın, size uygun kurguyu değerlendirelim.