Sigorta acentesi devri, günlük kullanımda tek bir işlem gibi ifade edilse de hukuken ve operasyonel olarak farklı işlemleri kapsayabilir. Bir sigorta acentesi şirketinin hisselerinin başka kişilere satılması, ticari işletmenin devredilmesi, yalnızca müşteri ve yenileme portföyünün devredilmek istenmesi veya sigorta şirketiyle yapılmış acentelik sözleşmesinin başka bir acenteye geçirilmesi aynı şey değildir.
Bu ayrım özellikle önemlidir. Çünkü sigorta şirketi tarafından bir acenteye verilen acentelik yetkisi, acente tarafından başka bir acenteye veya kişiye doğrudan devredilemez. Güncel Sigorta Acenteleri Yönetmeliği'ne göre acentelik yetkisi sigorta şirketi tarafından özel vekâletname ile verilir ve bu yetki acentenin kendisi tarafından üçüncü kişilere aktarılamaz.
Dolayısıyla internette zaman zaman kullanılan “levhalı sigorta acentesi satışı” veya “portföyüyle birlikte acente devri” ifadelerinin arkasında hangi hukuki işlemin bulunduğunun açıkça belirlenmesi gerekir.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut bir şirket veya portföy devrinde mali müşavir, hukukçu, ilgili oda ve çalışılan sigorta şirketlerinden işlem özelinde görüş alınması gerekebilir.
Sigorta Acentesi Devri Ne Demektir?
Sigorta acentesi devri denildiğinde uygulamada çoğunlukla dört farklı modelden biri kastedilir:
İşlemTemelde ne değişir?Hisse devriŞirketin ortakları değişirTicari işletme/şirket varlıklarının devriİşletmenin malvarlığı başka kişiye geçebilirPortföy devriMüşteri ve yenileme ilişkilerinin aktarılması hedeflenirAcentelik sözleşmesi/yetkisiSigorta şirketinin verdiği temsil ve aracılık yetkisi söz konusudur
En kritik ayrım şudur: Şirket hisselerini satın almak, sigorta şirketinin verdiği acentelik yetkisini başka bir tüzel kişiye devralmakla aynı işlem değildir.
Örneğin bir limited şirketin hisselerinin tamamının yeni bir ortağa geçmesi halinde şirket tüzel kişiliği kural olarak varlığını sürdürür. Şirketin vergi numarası, mevcut tüzel kişiliği ve taraf olduğu sözleşmeler bakımından durum, tamamen yeni bir şirketin portföyü satın almasından farklıdır.
Bununla birlikte sigorta şirketiyle yapılmış sözleşmede ortaklık yapısının veya kontrolün değişmesine ilişkin bildirim, onay ya da fesih hükümleri bulunabilir. Bu nedenle yalnızca ticaret sicili işlemlerine bakarak “acentelikler de otomatik devam eder” sonucuna varılmamalıdır.
Şirket Devri ile Sigorta Portföyü Devri Arasındaki Fark Nedir?
Bir acente şirket devri çoğunlukla şirket paylarının devri yoluyla gerçekleştirilir. Limited şirketlerde pay devri TTK'nın 595. maddesinde düzenlenmiş olup devir işleminin yazılı yapılması ve tarafların imzalarının noter tarafından onaylanması öngörülmektedir. Şirket sözleşmesinde aksi düzenlenmemişse genel kurul onayı da söz konusudur.
Hisse devrinde acentelik yapan tüzel kişi ortadan kalkmaz; şirketin sahipleri değişir.
Sigorta acentesi portföy devri ise başka bir konudur. Burada hedef genellikle müşterilerin, poliçe kayıtlarının ve gelecekteki yenileme potansiyelinin başka bir acenteye aktarılmasıdır.
Ancak “portföy” tek başına, alınıp satılan sıradan bir müşteri Excel'i gibi değerlendirilmemelidir.
Portföyün içinde;
- sigortalı bilgileri,
- aktif poliçeler,
- poliçe bitiş tarihleri,
- yenileme geçmişleri,
- prim üretimleri,
- hasar bilgileri,
- iletişim bilgileri,
- bazı branşlarda sağlıkla ilgili özel nitelikli veriler
bulunabilir.
Dolayısıyla portföyün ekonomik olarak devredilmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun biçimde aktarılması ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Sigorta Şirketleriyle Yapılan Acentelik Sözleşmeleri Ne Olur?
Devir sürecindeki en kritik başlıklardan biri budur.
Sigorta Acenteleri Yönetmeliği'nin 14. maddesine göre acentelik yetkisi sigorta şirketleri tarafından özel bir vekâletname ile verilir ve bu yetki acente tarafından başka acente veya kişilere devredilemez. Ayrıca Levha kaydı bulunmayan kişilerle acentelik sözleşmesi yapılamaz.
Bu nedenle A Sigorta Acenteliği'nin portföyünü B Sigorta Acenteliği'ne satması, A'nın sigorta şirketinden aldığı üretim ve poliçe düzenleme yetkisinin otomatik olarak B'ye geçtiği anlamına gelmez.
B'nin ilgili sigorta şirketiyle çalışabilmesi için kendi Levha durumu ve sigorta şirketiyle olan sözleşmesel ilişkisinin uygun olması gerekir.
Hisse devrinde ise aynı şirket tüzel kişiliği devam edebileceğinden durum farklıdır. Buna rağmen mevcut acentelik sözleşmelerinin mutlaka incelenmesi gerekir. Özellikle;
ortaklık değişikliği, kontrol değişikliği, yönetici değişikliği, teminat, üretim hedefi ve fesih
maddeleri kontrol edilmelidir.
Sigorta Acenteleri Yönetmeliği, acentelik sözleşmelerinde sözleşmenin süresi, yenileme ve fesih şartları, yetkinin kapsamı, komisyonlar, tarafların hak ve yükümlülükleri, prim tahsili ve hesap mutabakatı gibi konuların düzenlenmesini öngörmektedir.
TOBB Levha İşlemleri Nasıl Yapılır?
Sigorta acenteliği bakımından yalnızca ticaret sicilinde şirket devrinin tamamlanması yeterli değildir.
Sigorta Acenteleri Yönetmeliği'ne göre Levhaya kayıt olmadan sigorta acenteliği faaliyetinde bulunulamaz. Levha TOBB nezdinde tutulmaktadır ve kayıt sürecinde SEDDK uygunluğu da bulunmaktadır.
Ayrıca Yönetmeliğin 16. maddesi uyarınca Yönetmelik kapsamındaki değişiklikler, değişikliği takip eden en geç 15 iş günü içinde Levhaya işlenmek üzere uygunluk belgesi başvurusunda bulunulan odaya bildirilmelidir.
İstanbul Ticaret Odası da uygulamasında sigorta acentelerinin ortaklık yapısı, teknik personel, adres ve ünvan gibi değişiklikleri 15 iş günü içerisinde bildirmesi gerektiğini açıkça belirtmektedir.
Dolayısıyla hisse devrinden sonra yalnızca Ticaret Sicili Gazetesi'nde değişikliğin yayımlanmasıyla süreç tamamlanmış kabul edilmemelidir.
Mevcut Müşteri ve Poliçeler Ne Olur?
Burada önemli bir kavram ayrımı bulunmaktadır: Sigorta poliçesinin tarafı acente değil, esas olarak sigorta şirketi ile sigorta ettirendir. Acente sigorta sözleşmesinin kurulmasına aracılık eder veya kendisine verilen yetki kapsamında işlemleri gerçekleştirir.
Bu nedenle acentenin satılması mevcut poliçeleri kendiliğinden başka bir sigorta şirketine taşımaz.
Aktif poliçelerin;
- hangi sigorta şirketinde bulunduğu,
- hangi acentenin üretimine kayıtlı olduğu,
- iptal ve zeyil işlemlerinin nasıl yapılacağı,
- tahsilatların kimin tarafından yürütüleceği,
- yenilemenin hangi acente üzerinden gerçekleştirileceği
devir öncesinde açıklığa kavuşturulmalıdır.
Özellikle yalnızca sigorta portföyü devri yapılıyorsa ilgili sigorta şirketlerinin yaklaşımı belirleyici olabilir.
Yönetmelik ayrıca faaliyeti sona eren veya Levha kaydı silinen acentelerin mevcut portföylerindeki devam eden işlemlerde sigortalıların, hak sahiplerinin ve acentelerin menfaatlerini korumak üzere ilgili sigorta şirketlerinin gerekli tedbirleri almasını öngörmektedir.
Yenileme Portföyü Kime Aittir?
Bir sigorta acentesinin ekonomik değerinin önemli kısmı çoğu zaman mevcut poliçelerden değil, gelecekte oluşturabilecekleri yenileme gelirinden kaynaklanır.
Örneğin 5.000 aktif müşterisi bulunan bir acentede araç, konut, işyeri veya sağlık poliçelerinin gelecek dönemlerde yenilenmesi ciddi bir ticari değer yaratabilir.
Ancak “yenileme portföyünü satın aldım, dolayısıyla bütün müşterilerin gelecek poliçeleri artık benimdir” şeklinde kesin bir hak söz konusu değildir.
Müşteri başka bir acenteyi tercih edebilir, sigorta şirketini değiştirebilir veya poliçeyi hiç yenilemeyebilir. Ayrıca sigorta şirketinin acente yetkilendirme ve portföy uygulamaları önem taşır.
Acentelik ilişkisinin sona ermesi halinde ayrıca denkleştirme veya portföy tazminatı gündeme gelebilir. 5684 sayılı Kanun ve TTK kapsamında, belirli şartların gerçekleşmesi halinde acentenin oluşturduğu müşteri çevresinden sigorta şirketinin sözleşme sonrasında önemli menfaat sağlamaya devam etmesi durumunda tazminat talebi ortaya çıkabilir. TTK'nın 122. maddesi bu konuda ayrıca denkleştirme istemini düzenlemektedir.
Bu kavram, acentenin portföyünü başka bir acenteye satmasıyla karıştırılmamalıdır.
KVKK Açısından Müşteri Bilgileri Nasıl Aktarılabilir?
Sigorta acentesi devrinin en hassas bölümlerinden biri müşteri verileridir.
KVKK açısından kişisel verilerin bir işletmeden başka bir işletmeye aktarılması da kişisel veri işleme faaliyetidir. KVKK, “aktarma” ve “devralmayı” açık biçimde kişisel veri işleme kapsamında değerlendirmektedir.
Burada iki senaryo birbirinden ayrılmalıdır.
Şirket hisselerinin devredildiği ve aynı tüzel kişiliğin devam ettiği durumda, veri sorumlusu olan şirket kural olarak aynı tüzel kişi olmaya devam eder. Bununla birlikte yeni ortakların veya alıcı adaylarının due diligence sırasında müşteri verilerine erişmesi ayrı bir veri işleme faaliyeti oluşturabileceğinden gereksiz kişisel verilerin paylaşılmaması gerekir.
Portföyün başka bir şirkete aktarılması durumunda ise müşteri bilgilerinin başka bir veri sorumlusuna aktarılması gündeme gelir. KVKK'nın 8. maddesi uyarınca aktarımın açık rıza veya Kanunun öngördüğü diğer hukuki işleme şartlarından uygun birine dayanması gerekir.
Ayrıca veri sorumluları hukuka aykırı erişimi önlemek ve kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak için teknik ve idari tedbir almak zorundadır.
Bu nedenle satış görüşmesi aşamasında bütün CRM veritabanının potansiyel alıcıya verilmesi doğru bir due diligence yöntemi değildir. İlk incelemede müşteri isimleri yerine anonimleştirilmiş üretim verileri kullanılabilir.
Komisyon Alacakları Nasıl Belirlenir?
Devir öncesinde mutlaka şirket bazında komisyon mutabakatı yapılmalıdır.
Yönetmeliğe göre acenteler, aracılık ettikleri primleri ve tahakkuk eden komisyonlarını çalıştıkları sigorta şirketleri bazında takip etmek zorundadır. Ayrıca sigorta şirketleri ve acentelerin üçer aylık dönemlerde hesap mutabakatına uygun kayıt tutmaları gerekir.
Kontrol edilmesi gereken başlıca kalemler şunlardır:
- tahakkuk etmiş fakat ödenmemiş komisyonlar,
- iptal edilen poliçeler nedeniyle geri alınacak komisyonlar,
- prim borçları,
- cari hesap bakiyeleri,
- teminat mektupları,
- tahsil edilmiş fakat şirkete aktarılmamış primler,
- kampanya ve üretim bonusları.
TTK'da da acentenin hak kazandığı ücretin ödeme zamanı ile sözleşme sona erdikten sonra belirli işlemlerden doğabilecek ücret hakları ayrıca düzenlenmiştir.
Bu nedenle satış fiyatını yalnızca yıllık prim üretimi üzerinden belirlemek yanıltıcı olabilir.
Çalışanların Durumu Ne Olur?
Acente devrinde çalışanların durumu yapılan işlemin türüne göre değişir.
Sadece şirket hisseleri el değiştiriyorsa işveren şirket aynı tüzel kişi olduğundan çalışanların işvereninde doğrudan bir değişiklik meydana gelmeyebilir.
Buna karşılık işyerinin veya işyerinin bir bölümünün başka bir işverene devredildiği bir yapı varsa 4857 sayılı İş Kanunu'nun 6. maddesi önem kazanır. Buna göre mevcut iş sözleşmeleri hak ve borçlarıyla birlikte devralan işverene geçer ve hizmet süresine bağlı haklarda önceki çalışma süresi dikkate alınır.
Yalnızca müşteri portföyünün satılması ise çalışanların otomatik olarak yeni acenteye geçtiği anlamına gelmez.
Ayrıca müdür, şube müdürü ve teknik personelin sigorta mevzuatında aranan mesleki şartları devam ettirip ettirmediği de kontrol edilmelidir.
Şubelerin Durumu Ne Olur?
Sigorta Acenteleri Yönetmeliği uyarınca acenteler merkezleri dışında şube açabilir ve şubeler, şube oldukları belirtilmek şartıyla acente ile aynı ünvanı kullanır. Şubelerin ayrıca fiziki şartlar, teknik ve idari altyapı ve insan kaynakları şartlarını karşılaması gerekir.
Hisse devrinde şirket aynı kaldığı için şubelerin tüzel kişilik bağlantısı da devam edebilir. Ancak ortak, yönetici, teknik personel veya diğer Levha bilgilerinde meydana gelen değişiklikler ayrıca güncellenmelidir.
Ticari işletmenin başka bir şirkete devredildiği veya eski acentenin kapatılarak başka acentenin faaliyete devam edeceği modellerde ise şubelerin kendiliğinden yeni acenteye geçtiği varsayılmamalıdır.
Sigorta Acentesi Devir Öncesi Due Diligence Kontrol Listesi
Bir sigorta acentesi satışı öncesinde yalnızca yıllık prim üretimine bakmak yeterli değildir. Alıcı açısından aşağıdaki kontroller özellikle önemlidir:
- TOBB Levha kaydı: Aktiflik durumu ve Levha bilgileri kontrol edilmeli.
- Ortaklık yapısı: Mevcut pay sahipleri ve devir sonrası yapı incelenmeli.
- Sigorta şirketi sözleşmeleri: Fesih, ortaklık değişikliği, üretim hedefleri ve teminat hükümleri okunmalı.
- Yetkiler: Hangi branşlarda poliçe düzenleme ve prim tahsil yetkisinin bulunduğu belirlenmeli.
- Prim üretimi: Son birkaç yıl şirket ve branş bazında karşılaştırılmalı.
- Komisyonlar: Brüt üretim yerine gerçek net komisyon geliri hesaplanmalı.
- Yenileme oranı: Portföyün kaçta kaçının her yıl yenilendiği ölçülmeli.
- Müşteri yoğunlaşması: Üretimin büyük bölümünün birkaç müşteriye bağlı olup olmadığı kontrol edilmeli.
- Cari hesaplar: Sigorta şirketleriyle alacak ve borç mutabakatı yapılmalı.
- Prim borçları: Tahsil edilmiş ancak aktarılmamış prim bulunup bulunmadığı araştırılmalı.
- Çalışanlar: Kıdem, izin, ücret ve diğer personel yükümlülükleri incelenmeli.
- Teknik personel: SEGEM ve mesleki yeterlilik kayıtları kontrol edilmeli.
- Şubeler: Levha kayıtları, müdürler, personel ve fiziki şartlar incelenmeli.
- KVKK: Aydınlatma metinleri, veri envanteri, veri aktarımı ve saklama süreçleri kontrol edilmeli.
- Dava ve uyuşmazlıklar: Sigorta şirketleri, müşteriler, çalışanlar ve üçüncü kişilerle mevcut ihtilaflar araştırılmalı.
- Vergi ve SGK borçları: Potansiyel mali yükümlülükler kontrol edilmeli.
- CRM ve veri kalitesi: Müşteri ve poliçe kayıtlarının güncelliği ölçülmeli.
- Yenileme takvimi: Önümüzdeki 12 aylık poliçe yenileme potansiyeli analiz edilmeli.
Devir bedeli ancak bu veriler birlikte incelendiğinde sağlıklı biçimde değerlendirilebilir.
Devir Sonrasında Müşteri ve Poliçe Yönetimi
Sigorta acentesinin devrinden sonraki en büyük operasyonel risklerden biri müşteri ve poliçe bilgilerinin dağınık kalmasıdır.
Özellikle binlerce poliçenin bulunduğu bir portföy devralındığında poliçe bitiş tarihleri, yenileme fırsatları, müşteri görüşmeleri ve sigorta şirketi bazındaki üretim kayıtlarının düzenli şekilde takip edilmesi gerekir.
SigortaYonetimSistemi.com, devir sonrası müşteri ve poliçe kayıtlarının merkezi bir yapı içerisinde tutulması, yenilemelerin takip edilmesi ve mevcut portföyün daha düzenli yönetilmesi amacıyla kullanılabilir. Böylece satın alınan veya devralınan portföyün yalnızca büyüklüğü değil, hangi poliçelerin ne zaman yenileneceği de operasyonel olarak takip edilebilir.
Sık Sorulan Sorular
Sigorta acentesi satılabilir mi?
Bir sigorta acentesi şirketinin hisseleri veya ticari işletmesi mevzuata uygun yöntemlerle devre konu olabilir. Ancak şirketin satılması, sigorta şirketinden alınmış acentelik yetkisinin bağımsız biçimde başka bir kişiye satılabileceği anlamına gelmez.
Sigorta acentelik belgesi başka kişiye devredilebilir mi?
Acentelik yetkisi acente tarafından başka kişiye doğrudan devredilemez. Yönetmeliğe göre yetki sigorta şirketi tarafından özel vekâletnameyle verilir.
Şirketin tüm hisselerini alırsam mevcut sigorta şirketleriyle çalışmaya devam edebilir miyim?
Aynı tüzel kişi devam ediyor olsa bile mevcut acentelik sözleşmelerindeki ortaklık ve kontrol değişikliği hükümleri incelenmelidir. Ayrıca Levha bilgilerindeki değişikliklerin süresinde bildirilmesi gerekir.
Sigorta acentesinin müşteri portföyü satılabilir mi?
Portföy ekonomik olarak bir devir sözleşmesine konu edilebilir; ancak müşteri bilgilerinin aktarımı KVKK'ya uygun olmalı ve bu işlem sigorta şirketinin verdiği acentelik yetkisinin otomatik devri olarak görülmemelidir.
Mevcut poliçeler yeni acenteye otomatik geçer mi?
Hayır. Acente değişikliği, şirket devri ve aktif poliçenin tarafları birbirinden farklı konulardır. Mevcut poliçeler açısından ilgili sigorta şirketinin sistem ve sözleşme uygulamaları dikkate alınmalıdır.
Devirden önce komisyonlar nasıl kontrol edilmelidir?
Sigorta şirketleri bazında cari hesap, tahakkuk etmiş komisyon, prim borçları, poliçe iptalleri ve üretim bonusları ayrı ayrı mutabakata bağlanmalıdır.
Portföy tazminatı ile portföy satışı aynı şey midir?
Hayır. Portföy satışı tarafların yaptığı ticari bir devir işlemidir. Portföy veya denkleştirme tazminatı ise acentelik ilişkisinin sona ermesi halinde kanundaki şartlar gerçekleşirse sigorta şirketinden talep edilebilen farklı bir hukuki haktır.
Acente devrinden sonra TOBB'a bildirim yapılması gerekir mi?
Levhada yer alan bilgilerde Yönetmelik kapsamında değişiklik meydana geliyorsa bildirim gerekir. Güncel Yönetmelikte ilgili değişikliklerin en geç 15 iş günü içerisinde uygunluk belgesi başvurusunda bulunulan odaya bildirilmesi düzenlenmiştir.
